La plupart des tentatives de passage au sans-papier échouent de la même façon. Quelqu’un achète un outil, l’annonce en réunion, et demande à tout le monde de l’utiliser à partir de lundi. Deux semaines plus tard, une poignée de personnes s’en servent, tous les autres sont discrètement retournés à l’imprimante, et l’abonnement se renouvelle pour un an avant que quiconque ne l’admette.
La version qui marche est plus étroite et plus lente au départ, et terminée plus tôt. Quatre semaines, un type de document à la fois.
Semaine zéro : mesurer l’existant
Faites-le avant d’acheter quoi que ce soit, car ensuite vous n’aurez plus de point de départ et aucun moyen de savoir si le changement a aidé.
Choisissez un type de document qui circule souvent. Contrats fournisseurs, accords clients, documents d’embauche : ce que votre organisation produit chaque semaine plutôt que chaque année. Puis répondez à quatre questions sur les dix derniers.
Combien de temps entre l’envoi et la signature complète ? Pas en heures ouvrées, en jours calendaires. C’est le chiffre qui change le plus, et celui que l’on sous-estime le plus lourdement.
Combien ont été renvoyés pour correction ? Paraphe manquant, page non signée, mauvaise version.
Où sont-ils classés, et combien de temps faut-il pour en retrouver un d’il y a huit mois ? Chronométrez-vous en le faisant réellement.
Combien a coûté l’aller-retour ? Impression, carburant, et les heures des personnes impliquées. Une estimation suffit ; soyez honnête plutôt que précis.
Notez ces chiffres. Quatre nombres, dix minutes.
Semaine un : un document, une personne
Ne déployez rien. Prenez le document le plus routinier dont vous disposez et envoyez-en exactement un, vous-même.
Puis envoyez-en cinq autres dans la semaine, à de vrais partenaires. Observez : où les gens hésitent, ce qu’ils demandent, si quelqu’un vous appelle perdu.
L’objet de la semaine un n’est pas l’efficacité. C’est de découvrir les deux ou trois choses précises qui feront trébucher votre organisation, et ce ne sont jamais celles que vous attendiez. C’est en général un détail : une adresse de signataire qui pointe vers une boîte partagée, un export PDF qui casse la mise en page, un directeur qui n’est jamais devant sa messagerie.
Semaine deux : écrire comment ça marche chez vous
Prenez ce que vous avez appris et faites-en une page. Pas un document de politique interne, une page, qui répond à trois choses.
Quels documents passent par l’outil, et lesquels restent sur papier pour l’instant. Soyez explicite sur les deux listes. C’est l’ambiguïté qui renvoie les gens à l’imprimante.
Quel niveau de vérification d’identité pour chaque type de document. Fixez le seuil une fois, par écrit, avec un chiffre dedans. S’il reste dans le jugement de chacun, il dérivera vers ce qui est le plus rapide.
Qui fait quoi. Qui prépare les enveloppes, qui a le droit de les envoyer, et où sont classés les fichiers signés.
Si vous envoyez des documents de façon répétée, c’est la semaine où en faire des modèles. C’est de là que vient le gain de temps qui se cumule.
Semaine trois : embarquer ceux qui envoient
Formez les expéditeurs. Pas toute l’organisation, seulement la poignée de personnes qui prépareront et enverront réellement des documents. Vingt minutes chacune, les mains sur l’outil, en envoyant un vrai document plutôt qu’en regardant une démonstration.
Dites-leur les deux modes d’échec repérés en semaine un et quoi faire dans chaque cas.
Puis laissez-les travailler le reste de la semaine sans vous au milieu. Notez chaque question posée. Toute question posée deux fois a sa place sur la page.
Semaine quatre : étendre, et remesurer
Ajoutez un deuxième type de document, choisi de la même façon : volume élevé, enjeu faible.
En fin de semaine, reprenez les quatre mesures de la semaine zéro et mettez-les côte à côte. C’est cette conversation qui décidera si le reste de l’organisation suit, et elle se tient bien mieux avec vos propres chiffres qu’avec ceux d’un fournisseur.
Que faire des réfractaires
Il y en aura. Un fournisseur de longue date qui veut du papier, une banque qui exige un original, un collègue qui n’a pas confiance.
Laissez-les tranquilles pour l’instant. Sincèrement. Chaque heure passée à convertir un partenaire réticent est une heure non consacrée aux quatre-vingts pour cent qui basculeraient aujourd’hui sans se plaindre. Revenez dans six mois, quand vous aurez une année de documents signés derrière vous et que la conversation portera sur la preuve plutôt que sur le changement.
La seule chose à ne pas faire est de bloquer tout le programme en attendant l’accord de tous. Une adoption partielle sur les documents qui comptent vaut mieux qu’une adoption unanime qui n’arrive jamais.
Ce que vous devriez avoir après trente jours
Un type de document entièrement électronique. Un deuxième qui démarre. Une page décrivant comment cela fonctionne chez vous. Des modèles pour tout ce que vous envoyez de façon répétée. Et deux séries de quatre chiffres, seul moyen honnête de savoir si tout cela valait la peine.
C’est un résultat assez petit pour être réellement atteint, et assez grand pour construire dessus.
Les tarifs indiquent quelle offre comprend les modèles et l’envoi en masse, en francs guinéens. La page contact mène à une personne si vous souhaitez parler du déploiement.