Il y a une question que l’on pose tôt et à laquelle on répond mal : à quel point la signature doit-elle être sécurisée ? Les mauvaises réponses sont « le plus possible », qui rend la paperasse courante pénible, et « peu importe », qui va très bien jusqu’au jour où cela importe énormément.
La bonne réponse est une autre question. Que vous coûterait-il que l’autre partie se lève et dise : je n’ai jamais signé ça ?
Tout découle de là.
L’échelle
La force de la preuve n’est pas un interrupteur. C’est une suite de marches, chacune rendant plus difficile pour un signataire de nier crédiblement ce qu’il a fait.
Marche 1 : il a reçu le lien. La signature est rattachée à une adresse e-mail ou à un numéro auquel vous l’avez envoyée. Pour nier, le signataire doit soutenir que quelqu’un d’autre avait accès à sa boîte. C’est un argument recevable, mais c’est un argument qu’il doit produire, et qui l’expose à des questions évidentes.
Marche 2 : il a prouvé la maîtrise d’un téléphone. Un code à usage unique est envoyé par SMS et il le ressaisit. Nier suppose désormais que quelqu’un disposait à la fois de sa boîte mail et de son téléphone. C’est un grand pas en avant pour une friction minime, une quinzaine de secondes, et c’est le bon réglage par défaut pour tout ce qui est commercial.
Marche 3 : il a produit un document. Le signataire dépose une pièce d’identité ou un mandat, qui est joint au dossier de signature. Nier suppose maintenant d’expliquer pourquoi sa pièce d’identité se trouve dans le fichier.
Chaque marche coûte un peu de temps au signataire et vous fait gagner beaucoup de terrain. L’art n’est pas de monter le plus haut possible. Il est d’ajuster la marche au document.
Un vocabulaire que vous croiserez
Lisez n’importe quoi sur le sujet publié en Europe et vous rencontrerez trois termes : signature électronique simple, avancée et qualifiée, souvent abrégées en SES, AES et QES. Ils viennent de la réglementation européenne, où ce sont des catégories juridiques assorties d’exigences techniques définies et d’effets définis devant un tribunal.
Ils constituent un raccourci utile pour l’échelle ci-dessus, et il vaut la peine de les reconnaître parce que les fournisseurs et les partenaires internationaux les emploient sans arrêt. Mais attention à deux choses.
D’abord, ces catégories sont des créations du droit européen et ne s’importent pas d’elles-mêmes dans le droit guinéen. Un fournisseur qui vous dit qu’une signature est « qualifiée eIDAS » vous dit quelque chose de réel sur sa construction technique et sur la façon dont elle serait traitée dans l’Union européenne. Ce n’est pas la même affirmation que la façon dont elle serait traitée ici.
Ensuite, ce vocabulaire encourage une logique de liste de courses, où l’on réclame le niveau le plus élevé sans se demander ce que l’on achète. Sous notre droit, ce qui compte est de savoir si le signataire peut être identifié et l’intégrité du document garantie. Le vocabulaire à trois niveaux est une manière de décrire la rigueur du premier point. Ce n’est pas le test lui-même.
Décider, en pratique
Classez vos documents selon un seul critère : à quel point une dénégation ferait mal.
Faible. Validations internes, demandes de congé, prise de connaissance d’une note de service, formulaires courants entre personnes qui se croisent chaque semaine. Un lien suffit. Ajouter de la friction ici, c’est apprendre à une organisation à détester l’outil.
Moyen. Accords clients, contrats fournisseurs, devis au-dessus d’un seuil que vous fixez, documents d’embauche. Activez le code SMS. C’est là que vit la majorité des documents commerciaux, et cela devrait être votre réglage par défaut plutôt qu’une option réservée aux grandes occasions.
Élevé. Tout ce qui porte un montant important, une longue durée, un partenaire avec qui vous n’avez jamais travaillé, ou le transfert d’une chose que vous ne récupérerez pas facilement. Exigez une pièce d’identité en plus du code. Acceptez la friction : elle est proportionnée à ce dont vous discuteriez.
Le seuil entre moyen et élevé devrait être un chiffre écrit, décidé une fois. S’il reste dans le jugement de chacun, il dérivera, et il dérivera dans le sens de ce qui est le plus rapide cet après-midi-là.
Ce que la preuve ne règle pas
Une vérification d’identité renforcée ne rend pas les conditions plus équitables, ne confirme pas que le signataire avait le pouvoir d’engager son organisation, et ne vous dit pas si le document dit ce que vous croyez qu’il dit.
Elle répond à exactement une question — était-ce bien lui — et elle y répond bien. Gardez-la dans son couloir et c’est l’un des contrôles les plus utiles dont vous disposiez.
Ce que dit le droit
Le droit guinéen reconnaît l’écrit et la signature électroniques comme preuve dès lors que le signataire peut être identifié et l’intégrité du document garantie. L’intégrité est traitée de la même façon à chaque marche : le document scellé est soit intact, soit visiblement altéré. C’est l’identification que l’échelle fait varier, et la gravir rend cette identification plus difficile à contester.
Information générale, pas conseil juridique. Si un document précis porte une exigence de forme particulière, consultez un avocat avant de décider comment le signer.
Les tarifs indiquent quelle offre comprend le défi SMS et le dépôt de pièces justificatives, en francs guinéens.